Încă de la prima versiune, Adobe InDesign a importat şi a exportat nativ documente PDF, fără a avea nevoie de extensii. Dacă în ceea ce priveşte importul documentelor PDF totul este simplu, la fel ar trebui să fie şi cu exportul.
Am putea afirma că şi exportul către formatul PDF este simplu, şi nu avem cum să contrazicem acest lucru. Într-adevăr, avem la dispoziţie în meniul File – Export layout as PDF… În fereastra de dialog putem alege un preset din cele oferite standard sau, mai nou, pentru că şi Adobe Acrobat Distiller se intregrează foarte bine în pachetul Adobe Creative Suite 4, putem alege unul dintre preset-urile (joboptions) disponibile în Distiller ori putem alege un preset specific InDesign. În plus, pot fi configuraţi şi alţi parametri ai exportului. De altfel, aceasta este metoda pe care
Adobe o încurajează pentru obţinerea PDF-urilor, indiferent de ce destinaţie va avea documentul (print, web, arhivare etc.).
În cazul în care PDF-ul exportat are versiunea 1.4 (Acrobat 5) sau mai mare, în documentul rezultat se vor menţine toate atributele obiectelor din layout-ul original: vectori, texte, transparenţe, culori spot, layer-e etc., iar acest lucru nu poate fi decât de apreciat. A doua metodă de obţinere a PDF-ului este cea clasică, prin dialogul Print. Şi aici există două variante: utilizând din lista de imprimante pe cea instalată odată cu Adobe Acrobat şi anume Adobe PDF sau varianta PostScript File prin care obţinem un document PostScript pe care apoi îl distilăm. Singura diferenţă dintre aceste variante este numărul paşilor care trebuie parcurşi până la obţinerea PDF-ului. Altfel, rezultatul este identic cu condiţia configurării corecte a imprimantei virtuale Adobe PDF.
Acum vine întrebarea: care metodă (Export sau Print) să o folosim pentru obţinerea PDF-urilor? Recomandarea venită de la Adobe este utilizarea opţiunii de export Recomandarea autorului este… oricare! Este o opţiune personală dar, mare atenţie: dacă PDF-ul este destinat tipăririi printr-o tehnologie oarecare pot apărea mici chestiuni de compatibilitate. Deşi vizual ambele metode produc acelaşi rezultat, în structura lor PDF-urile rezultate sunt diferite. Cele mai multe RIP-uri sau echipamente care procesează documente PDF în vederea tipăririi acceptă versiunea PDF 1.4 (Acrobat 5) sau chiar mai mare, dar nu suportă neapărat toate capabilităţile versiunilor mai recente.
În cazul în care a fost utilizată metoda exportului, iar rezultatul procesării PDFului nu este cel aşteptat, atunci soluţia este obţinerea unui PDF prin opţiunea Print. Diferenţa structurală dintre PDF-urile produse prin cele două metode este că în cazul printării către un fişier Post- Script care apoi este distilat (acelaşi lucru are loc şi la utilizarea imprimantei virtuale Adobe PDF) documentul este aplatizat (flatten) prin rasterizarea efectelor şi a obiectelor complexe din documentul sursă InDesign. Autorul recomandă utilizarea PostScript© 3, care aduce o bună reproductibilitate în PDF a documentului sursă faţă de Level 2, care nu acceptă obiecte foarte complexe.
În concluzie, indiferent de cum a fost obţinut documentul PDF, trebuie verificat rezultatul procesării acestuia mai ales la utilizarea unor obiecte şi efecte de o complexitate ridicată. Nu este nimic greşit în utilizarea metodei export. Au loc mai puţine transformări, InDesign -> PDF fiind o metodă rapidă, iar rezultatul este perfect. Versiunile moderne ale RIP-urilor (Prinergy, Harlequin > 6 etc.) au integrat InRIP Flattening şi pot procesa aceste PDF-uri fără cusur. Metoda Print & Distill, deşi are mai multe conversii (InDesign -> PostScript -> PDF), respectiv mai mulţi paşi consumatori de timp şi resurse, produce PDF-uri utilizabile şi în RIP-uri mai puţin recente. De asemenea, este singura metodă de a produce un PDF dintr-un InDesign Book (colecţie de documente In-Design care fac parte din aceeaşi lucrare: revistă, carte etc.).
