Când prezentarea te reprezintă

Când prezentarea te reprezintă

14
0
DISTRIBUIȚI

Locul acţiunii: sala de consiliu a organizaţiei din care faci parte. Participanţi: board-ul de management în faţa căruia trebuie să faci o prezentare. Adică să stai în picioare în faţa unei audienţe, să-i captezi atenţia, să probezi competenţă profesională şi să ai, în acelaşi timp, un aer natural şi degajat… Ai simţit vreodată că, oricât te-ai fi pregătit pentru a susţine o prezentare, aceasta poate fi o experienţă terifiantă? Dacă răspunsul este afirmativ, ai nevoie de câteva repere pentru a putea realiza o prezentare de succes.

Într-o epocă ce consfinţeşte supremaţia comunicării în toate dimensiunile existenţei umane şi, cu precădere, în cea a lumii afacerilor, prezentările şi rapoartele rămân mijloacele prin care pot fi comunicate idei şi informaţii, în mod eficient, unui grup. Dar, spre deosebire de un raport, o prezentare pune în evidenţă mult mai clar personalitatea vorbitorului şi permite o interacţiune imediată între toţi participanţii. Aşadar, atunci când elaboraţi materialul unei prezentări, vă recomand să nu scăpaţi din vedere că:
• o prezentare bună trebuie să fie bine pregătită. Un raport poate fi citit şi înţeles pe bucăţi. În cazul unei prezentări, audienţa se află „la mila” vorbitorului;
• o prezentare bună conţine informaţiile de care oamenii au nevoie. Dacă un raport poate fi citit în linişte, la birou sau acasă, în funcţie de timpul pe care cititorul este dispus să îl aloce acestei activităţi, o prezentare trebuie să ţină seama de volumul de informaţie pe care o persoană poate să îl absoarbă dintr-o dată;
• o prezentare bună are început, cuprins şi sfârşit. Acestea trebuie să urmeze o secvenţă logică, astfel încât auditoriul să o poată înţelege şi urmări. Un raport are trimiteri şi note de subsol care să ghideze şi care să întregească înţelegerea şi perspectiva asupra subiectului;
• o prezentare bună trebuie să poată menţine trează atenţia audienţei, chiar şi atunci când vorbitorul este nevoit să se abată de la subiectul principal al acesteia. Astfel, ea va rămâne în mintea auditoriului mult mai multă vreme decât un raport. Este consecinţa firească a faptului că, în mintea noastră, o bună prezentare va avea întotdeauna asociată persoana care a făcut-o.
Dintre toate, vocea rămâne, probabil, una dintre cele mai importante „unelte de lucru” ale unui vorbitor. Un vorbitor bun face mai mult decât să informeze audienţa. El o ascultă. În acest fel, va şti întotdeauna dacă audienţa a înţeles informaţiile transmise şi dacă aceste informaţii sunt importante sau relevante pentru ea. Nu pierdeţi din vedere nici faptul că, de-a lungul întregii prezentări, corpul vorbitorului transmite audienţei diversele sale mesaje. Oamenii care urmăresc o prezentare nu stau şi ascultă pur şi simplu; ei urmăresc vorbitorul.
Situaţia particulară în care se află vorbitorul generează, de cele mai multe ori, emoţii. Ele ruinează vocea, postura şi spontaneitatea. Vocea devine ascuţită datorită tensionării musculaturii gâtului. Umerii se strâng şi limitează flexibilitatea, în timp ce picioarele încep să tremure. Iar de aici, prezentarea se transformă într-o sesiune de citit notiţe către auditoriu!
Aceste stări sunt fireşti. Ele sunt datorate adrenalinei care, în anumite situaţii, „ne ia la şuturi”. Este moştenirea genetică a înaintaşilor noştri, impulsul „luptă sau fugi”. Există însă şi soluţii pentru reducerea stărilor emoţionale. Pentru început, nu vă împotriviţi emoţiilor! Actorii recunosc valoarea trăirilor emoţionale şi le folosesc pentru a adăuga un plus de veridicitate prestaţiei lor. Dacă vă cuprind emoţiile, atunci prezentarea devine o provocare, iar voi veţi deveni mai buni. Atunci când simţiţi tensiunea sau teama, amintiţi-vă că fiecare dintre noi o trăieşte, dar numai învingătorii o folosesc în avantajul lor. Admiteţi faptul că şi cei mai buni vorbitori fac greşeli. Continuaţi, chiar dacă aţi greşit! Dacă aţi comis o greşeală, dar aţi trecut peste ea, audienţa va face la fel.
Voi încheia scurta mea trecere în revistă a abilităţilor necesare realizării unei prezentări de succes cu un sfat: nu consumaţi niciodată alcool înaintea unei prezentări pentru a reduce tensiunea! Alcoolul vă afectează nu numai coordonarea, ci şi capacitatea de a vă concentra. Este posibil ca voi să nu realizaţi acest lucru, însă audienţa va sesiza cu siguranţă!